Потребителски вход

Запомни ме | Регистрация
Постинг
10.11.2012 15:13 - Разговорите на един Мениджър: `За служителите и отсъствията` - част първа от статия написана за www.kemoko.com
Автор: radosvetagiuleva Категория: Бизнес   
Прочетен: 1466 Коментари: 0 Гласове:
1

Последна промяна: 10.11.2012 15:21


Разговор с често отсъстващи служители В брой предишните статии разгледахме как да установим причините за отсъствия на персонала; и какви превантивни и корективни мерки може да вземем, за да намалим отсъствията. Разгледахме също как да изчислим рациото на отсъствия на служители ни. Какво да направите обаче, когато констатирате, че даден служител отсъства повече от останалите? Ако служителят взема болнични и има оправдание за отсъствията е трудно да реагирате позовавайки се на обективните факти. ... И все пак, може да предприемете мерки:
  • Въведете система на сигнализиране на отсъствията, според която служителят трябва да се обади по телефона на прекия си началник
Целта на подобен вид разговор е да покажете на служителя, че той е важна част от екипа и не се радвате, че отсъства; без обаче да го карате да се чувства виновен, че се е разболял. Той може наистина да е болен! От друга страна подобен разговор ще ви позволи да получите информация за продължителността на отсъствието; да напомните на служителя, че трябва да предостави болничен за съответните дни; както и да обсъдите с него дали има нещо належащо, което трябва да се свърши в негово отсъствие и кой може да се заеме с това. Насоки за водене на разговора при сигнализиране на отсъствието: В началото задайте отворени въпроси, за да предразположите служителя да сподели с вас повече детайли. Ако служителят не знае кога ще се върне на работа, помолете го да се обади допълнително: и задължително уговорете дата и поне ориентировъчен час, когато трябва да го направи. Попълвайте информацията в таблица, за да може да проверите дали посочената по телефона причина отговаря на посочената в болничния диагноза. Примерни въпроси, които може да зададете: Какво точно Ви има ? Трудно ще се справим без Вас, но разбирам, не се притеснявайте, ще намерим начин. Посетихте ли доктор? Какво казва той? Кога може да Ви очакваме обратно? Не знаете? Тогава кога да очакваме да ни се обадите с повече информация? Какво можем да направим за Вас междувременно? Има ли нещо спешно, което трябва да се организира, свързано с работата Ви: на кого от колегите е най-добре да дадем задачата? Не забравяйте да ни донесете болничния като оздравеете и се върнете в офиса. Или някой  ще го донесе преди това? Благодаря, че се обадихте! Скорошно оздравяване.
  • Поддържайте контакт със служителя при продължителни отсъствия
Насоки за водене на разговора за поддържане на контакт по време на отсъствието: Целта на подобен вид контакт е да се покаже на служителя, че той е важен за фирмата, а не просто `пореден номер`, чието присъствие или отсъствие не се забелязва. Контактът по време на отсъствията е добре да се осъществява само при продължителни отсъствия – примерно – по-дълги от 2 седмици или месец. Той трябва да е позитивен, не изпълнен с напрежение и обвинения. По време на един такъв разговор може да питаме служителя как е; как се чувства и да си позволим да дадем кратка информация за важни промени, които го вълнуват в офиса, без да го натоварваме. Примерни въпроси, които може да зададете: Как сте? Как се чувствате? Какво казва доктора? Можем ли да Ви помогнем с нещо?
Има ли нещо, което искате да знаете свързано с работата?
Относно задачите, за които отговаряте, справихме се с това и това. Успяхме успешно да...., така че не се притеснявайте. Въведохме.....Променихме.... Държим фронта, но и Ви чакаме с нетърпение обратно. Имате много поздрави от..... Скорошно оздравяване.
  • Проведете разговор със служителя при завръщането му
·         Кратък и неофициален – при кратко отсъствие ·         Официален – при продължително такова   o   Насоки за водене на неофициалния разговор след завръщане от кратко боледуване: Целта на подобен разговор е да се покаже на служителят, че отсъствието му е забелязано; и, че той е важна част от екипа, че ни е грижа за него. Не е задължително разговорът да е официален: той може да се проведе пред  кафе машината; в коридора; или през обедната почивка, в кафенето или пред сградата на офиса. Примерни въпроси, които може да зададете: Оздравяхте вече! Супер! Радвам се да Ви видя в добра форма! Радвам се да Ви видя сред нас! Как сте? По-добре ли се чувствате? Радвам се! o   Насоки за водене на официалния разговор след завръщане от по-продължително боледуване (по-дълго от 2 седмици): Целта на подобен разговор е да въведете служителя обратно в работата; но също така и да усетите евентуални проблеми и да потърсите заедно решения. Изпратете официална покана на служителя за разговора с вас и обяснете целта на срещата. Примерни въпроси, които може да зададете: Предразположете служителя, за да се отпусне да говори: Как сте? Как се чувствате? Радвам се да Ви видя обратно на фронта и в добра форма!
Изглеждате много добре!
По време на Вашето отсъствие … От колко време мислите, че имате нужда, за да поемете отново щафетата: … няколко часа с някой колега от отдела? Предвидили сме кратко обучение за Вас посветено на… o   Насоки за водене на коригиращ разговор – тенденция на чести отсъствия, макар и кратки; или просто чести закъснения Разгледайте статистиките за отсъствията и проверете има ли тенденции: примерно служителят отсъства всяка последна седмица от месеца? Или всяка година отсъства по едно и също време - ненадейно? Отсъствията за текущата година повече ли са от тези за изминалата? Има ли някакъв проблем, който засичате сред колегите от екипа му; с прекия му отговорник; резултатите от работата му? Може ли отсъствията да се дължат на загубена мотивация и липса на ангажираност към работния процес? Изпратете официална покана на служителя за разговора с Вас и обяснете целта на срещата. Ако става въпрос за служител, за когото сте сигурни, че не е бил болен, но има оправдателен документ; и му става навик да хитрува по подобен начин: изпратете официалния имейл, от предходния ден и го уведомете, че желаете да разговаряте с него, но без да посочвате специфичната тема на разговор: оставете въображението на служителя да работи през нощта и пробудете неговата (гузна?) съвест. Примерни въпроси, които може да зададете: Придържайте се към фактите и поставете картите на масата: Бих искал да поговорим за отсъствията Ви през последните месеци. Забелязваме, че тази година Ви се налага да отсъствате повече от предходната: има ли специфична причина? Някакъв здравословен проблем ли имате? На какво се дължи това? Знаете, че правим статистика за отсъствията на служителите и Вие сте в топ пет на най-отсъстващите. И се чудехме защо? На какво се дължи това? Някакъв здравословен проблем ли? Може ли да помогнем с нещо? Забелязахме, че отсъствате всеки петък; че закъснявате всяка сряда и се питахме защо и решихме да научим от източника: затова и се обръщам към Вас? На какво се дължи тази тенденция? Изразете чувствата си, породени от конкретната ситуация: не говорете за личността на служителя като цяло и не генерализирайте. Обяснете последствията за Вас; колегите; работния процес. Опитайте да съчетаете упрека с комплимент: за да покажете на служителя, че той е важен и ценен, въпреки конкретната случка. Говорете от първо лице единствено число: когато водите коригиращ разговор е важно да поемете отговорност и да не се криете зад `ние`; `всички`; `другите`. Покажете емпатия: Разбирам. И все пак, тези непредвидени отсъствия рефлектират върху колегите Ви, които не могат да вземат отпуск и понякога не съумяват да поемат обема на работа, без Вашата помощ. Налага им се да работят допълнително, да отменят лични ангажименти.. Сигурен(а) съм, че разбирате. Какво може да направим, за да избегнем тези чести отсъствия? Как мислите? Какво предлагате? Оставете служителят да предложи решение, не го улеснявайте:примерно може да взема по-ранен автобус; или да премине временно на частично работно време – в случай, че има важни и неотложни ангажименти, които пречат на работата му. Ако решенията, които служителят предлага не са задоволителни, помогнете му да стигне до това, което Вие искате: или директно направете предложение. Ако служителят реагира спонтанно и изтъкне, че е добър кадър, с добри резултати: обяснете, че е така, но в момента не говорите за резултатите му, а за отсъствията му. Става въпрос за две различни неща. Наблюдавайте езика на тялото на служителя; задавайте отворени въпроси, за да засечете истинските причини за отсъствията. Задайте общи въпроси, за да проверите дали проблемът не е свързан с работния процес: Как се чувствате сред колегите? Имате ли предложения за подобряване на работния процес? Работната атмосфера? Формулирайте СМАРТ цели – точни, измерими, ясни, достижими: документирайте договореното със служителя. Завършете позитивно – опишете позитивните последствия от решението и за служителя, и за Вас. Радвам се, че постигнахме консенсус по въпроса. Убеден бях, че с Вашата адаптивност и гъвкавост много лесно ще намерим решение, стига само да поговорим. Разчитам на Вас да покажете на стажантите как.. Ще видите, че и колегите ще са Ви много благодарни и отношенията с тях ще се подобрят.   Осъществете контрол, за да се уверите дали договореното се изпълнява  
  • При непромяна на поведението на служителяпроведете повторен официален разговор и, ако е възможно, наложете наказания според Правилника за вътрешен ред , приет от Вашата фирма.
Поискайте лекарска комисия, която да удостовери състоянието на служителя – при съмнения, че той взема фалшиви болнични. Ако служителят е все още в изпитателен срок, преразгледайте подновяването на договора му. Използвайте видовете разговори представени по-горе, за да заздравите и подобрите връзката с екипа Ви. Хората са най-важният ресурс на всяка фирма: заслужава си да им отделите време.



Гласувай:
1
0


Вълнообразно


Следващ постинг
Предишен постинг

Няма коментари
Търсене

За този блог
Автор: radosvetagiuleva
Категория: Бизнес
Прочетен: 15960
Постинги: 11
Коментари: 0
Гласове: 18
Архив
Календар
«  Ноември, 2018  
ПВСЧПСН
1234
567891011
12131415161718
19202122232425
2627282930