Потребителски вход

Запомни ме | Регистрация
Постинг
22.10.2012 13:00 - Синдромът на отсъствие
Автор: radosvetagiuleva Категория: Бизнес   
Прочетен: 1663 Коментари: 0 Гласове:
1

Последна промяна: 24.07 22:43


Анализирайте климата във Вашата фирма!

Често, според закона на Мърфи, всички служители искат да вземат отпуск по едно и също време...Случвало се е и във Вашата фирма, нали? Разбирам.

Как да организирате работния процес, за да функионирате, въпреки отсътвието на част от служителите?

Вземете превантивни мерки

Ораганизирайте вземането на отпуските още от началото на годината, за да може всеки да знае кога ще вземе отпуск. Направете стратегия за чистене на натрупаните отпуски, поетапно – за да не се наложи да пуснете някого за много дълъг непрекъснат период. Подтиквайте служителите си да вземат отпуската си през текущата година, а не да я пазят за следващата.

Ръководенето на отпуските е част от всяка добра мениджърска стратегия на управление.

Въведете правила за:

- максимална бройка служители, които могат да вземат едновременно отпуск;

- забранени периоди за отпуски, поради натовареност в дейността;

- обяснете на служителите си приоритетите и ги увлечете във фирмената Ви стратегия за развитие;

Помолете служителите си сами да направят графика за отпуските в зависимост от базисните правила, които сте изградили. Целта е да няма наложени отпуски, а да създадете атмосфера, в която служителите чувстват, че те вземат решението и съзнават отговорността и последствията от него.

Сведете отсъствията до минимум!

Продължителното и често отсъствие от работа без основателна причина, понякога може да бъде предотвратено!

I.         Отсъствията може да се дължат на:

n  Условията на работа

Отсъствия по болест често са неоснователни и предполагат наличието на проблем между сложителя и фирмата: неудовлетвореност, умора, липса на мотивация, стрес, хронична умора … = неуважение на правилата и безразличие.

Естествено, болестта на някого не се подлага под съмнение с лека ръка, но отсъствията са свързани и с личен избор (индивидуалната мотивация и екипния дух влияят позитивно на решението на служителя да дойде или не на работа, когато е леко болен).

Този тип отсъствия може да се намалят при подобряване на общите условия на работа

Условията на работа включват:

- оборудването; сградата, мебелировката; цветовете в офиса; климатизацията; чистотата; температурата; шума

- графика на работа

- стреса и високите качествени и количествени изисквания

n  Неангажираност с работата и липса на мотивация

Какво причинява неангажираността на служителя към работата му:

-          Директната връзка с клиенти е източник на евентуален стрес. Важно е да помогнете на служителите си чрез: обучения, бързи отговори, ефикасни процедури.

-          Монотонна работа и еднообразни задачи предизвикват неудовлетвореност

-          Много разнородна и голяма по обем работа (добре е да се обясни на служителите важността на задачите за общото развитие на фирмата; както и, че тази задача изисква индивидуани компетентности и професионални умения)

-          Липса на признание (намесата на мениджъра, който оценява работата и усилията на подчиените си е много важна)

-          Липса на професионално развитие (Работниците имат нуждата да виждат поле за професионално развитие, към което могат да се стремят и, чрез което могат да развиват уменията си)

-          Липсата на възможност за постигане на свръх високите таргети също може да стане причина за остъствия.

По-силната ангажираност в работата, предполага:

- добра обстановка, атмосфера

- признание

- развитие на компетентностите и възможност за професионална еволюция

II.                Характеристики на групите служители

За да се определят възможно най-добре причините за отсъствията и да се предприемат корективни мерки, интересно е да се изследват данните обвързани с възрастта, старшинството, проблеми с транспорта; услуги; екипи и т.н.....не се притеснявайте да изследвате терена.

- Старшинство:

Зле интегрирани в екипа, новодошли или стари служители, чувстващи се използвани. Добре е да се развие менторство и да се дават възможности за промяна.

- Пол:

Разделение мъже-жени и превилигировани постове за един от двата пола.

- Възпрепядстваност от времето :

Служители, които срещат реални проблеми с транспорта. (Важно е да се дискутира с тях ситуацията и да се намерят решения, които улесняват служителя – примерно гъвкаво работно време.)

III.         Какви мерки да се предприемат

Действията за намаляване на отсъствията трябва да комбинират корективни мерки (в кратък срок) и превантивни мерки (в дългосрочен план; за трайни резултати)

A Корективни мерки

n  Припомняне на правилата

Припомнянето на правилата и оповестяването на отсъствията:

- колко струват отсъствията на фирмата

- индиректните разходи по пропусната продуктивност; загубване на позиции спрямо конкуренцията

- увеличено количество на работата за присъстващите колеги,

- трудност за всички присъстващи служители да вземат отпуск

Разговорът със служителите и оповестяването на правила трябва да са насочени към решение на проблема, а не към заклеймяване на поведенията до момента.

n  Корективни мерки по решаване на проблема

Разговор със служителя при завръщането му от болничен

Разговорът при завръщането на служителя позволява да се определят по-добре мотивите за отсъствие и да подготви връщането на служителя сред колектива си: да информираме, но и да се информираме.

Две минути до кафе-машината са достатъчни. Не е необходимо да се организира официална среща в офиса. Освен ако отсъствията не са станали практика и не са дълги.

Подобен тип разговор има за цел да се разберат добре проблемите на служителя. Това е повод да се дискутира какво не е наред и какво е породило отсъствието: много голям обем работа; проблеми със здравето; неподходяща атмосфера в екипа; лични проблеми и т.н.

Разговорът е също повод да покажете, че фирмата държи на служителя и той е важен. Ако мениджърът обясни на служителя важността от неговото присъствие и, че фирмата има нужда от него, това обикновено провокира чувство на отговорност у подчинения и намалява отсъствията.

Хората често чувстват принадлежност към групата и мислят за последствията от отсътвието им върху екипа: това може да е причина да се върнат на работа, която всеки мениджър трябва да използва умело.

B Превантивни мерки

n  Организация на работата

Организацията на работата е тясно свързана с удовлетвореността на служителите.

Трябва да се вземат мерки срещу ненормираното работно време; непредвидените допълнителни часове; лошата комуникация; сложността на задачите и липсата на обяснения; подкрепата; уважението; възможността за развитие; признанието на усилията.

Тези ситуации могат да породят отсъствия. Затова е необходимо служителите да бъдат изслушвани: да се увлекат във визията на фирмата за развитие и да се чувстват ценени и нужни.

С Практики, които да се избягват

Драконовските мерки, които наказват закъсненията, може да увеличат отсъствията, тъй като служителят си мисли, че така или иначе ще го накажат и е по-добре да не идва на работа изобщо.

И все пак политиката на присъствие на работа не трябва да бъде изключително стриктна, тъй като може да породи обратния проблем: синдрома на присъствие (работохолизъм) и стрес при мисълта за отсъствие.

Важно е да се убедите, че политиката на присъствие на работа е ясна, позната и разбрана от служителите.

D Анализирайте отсъствията

* Рациото на отсъствия в частния сектор е около 5,5% (10% в публичния сектор).

Как да пресметнем рациото за нашата фирма?

Рациото отсъствия е = Броят дни на отсъствия по време на периода Х / Броят дни, които теоритично е трябвало да има отработени за същия период * 100

Най-честите причини за отсътвия са : болест, злополука на работа, професионални заболявания, отпуски за болно дете, отпуски за лично удобство; неправомерни отсътвия; закъснения.

Всички други отсъствия трябва да бъдат изключени от формулата (платени отпуски, обучения, семейни събития, отпуски одобрени от работодателя, полагаеми компенсации…).

Следващите етапи на анализ се състоят в това да се анализират причините за отсъствията, след което да се вземат мерки и да се упражни контрол на ефикасността им – годишен, месечен, ежеседмичен, ежедневен.

Аз мисля да спра до тук: темата е обширна и Ви обещавам продължение. Междуверемнно, ще се радвам да споределите Вашите работещи стратегии за борба с отсъствията?

Благодаря Ви!
И успех!

Вижте още на www.kemoko.com

 




Гласувай:
1
0



Няма коментари
Търсене

За този блог
Автор: radosvetagiuleva
Категория: Бизнес
Прочетен: 15959
Постинги: 11
Коментари: 0
Гласове: 18
Архив
Календар
«  Ноември, 2018  
ПВСЧПСН
1234
567891011
12131415161718
19202122232425
2627282930